Belgelendirme Kuralları

YÖNETİM SİSTEMLERİ BELGELENDİRME KURALLARI

1. Amaç ve Kapsam

Bu doküman, ANCS Sertifikasyon Hizmetleri A.Ş. (ANCS) tarafından yürütülen yönetim sistemleri belgelendirme faaliyetlerine başvuran, denetlenen ve belgelendirilen tüm kuruluşların uymakla yükümlü olduğu kuralları, hak ve yükümlülükleri tanımlar. Tüm süreçler, TS EN ISO/IEC 17021-1:2015 standardı, TÜRKAK rehberleri ve uluslararası IAF/EA kurallarına uygun olarak yürütülür.

2. Başvuru ve Sözleşme Aşaması

  • Doğru Bilgi Beyanı: Başvuru sahibi kuruluş, ANCS Başvuru Formu’nda yer alan çalışan sayısı, adres, şube, kapsam ve dış kaynaklı süreçler gibi bilgileri eksiksiz ve doğru beyan etmekle yükümlüdür. Eksik veya yanıltıcı bilgi verilmesi durumunda doğabilecek hukuki ve teknik sorumluluk kuruluşa aittir.

  • Sözleşme Onayı: ANCS tarafından yapılan başvuru gözden geçirmesi ve ücretlendirme sonrasında karşılıklı imzalanan “Belgelendirme Sözleşmesi” ile süreç resmi olarak başlar.

3. Denetim Süreci ve Planlama

  • Aşamalı Denetim: Belgelendirme denetimleri Aşama 1 (Dokümantasyon ve hazırlık gözden geçirmesi) ve Aşama 2 (Saha denetimi) olmak üzere iki aşamadan oluşur.

  • Denetim Heyetine Onay: Kuruluş, ANCS tarafından atanan denetim heyetine (Denetçi/Başdenetçi/Teknik Uzman) haklı ve somut gerekçeler sunarak (çıkar çatışması vb.) en geç 3 iş günü içinde yazılı olarak itiraz etme hakkına sahiptir. Gerekçe sunulmayan itirazlar dikkate alınmaz.

  • Erişim ve Kolaylık Sağlama: Denetlenen kuruluş, denetim heyetinin kapsam dahilindeki tüm alanlara girmesine, ilgili personel ile mülakat yapmasına ve gerekli dokümantasyon/kayıtları incelemesine izin vermekle yükümlüdür.

4. Uygunsuzlukların Giderilmesi ve Belge Kararı

  • Majör (Büyük) Uygunsuzluklar: Denetim sırasında tespit edilen majör uygunsuzlukların giderilmesi ve doğrulanması için kuruluşa en fazla 3 ay süre tanınır. Bu süre içinde gerekli düzeltici faaliyetler tamamlanmazsa denetim geçersiz sayılır.

  • Minör (Küçük) Uygunsuzluklar: Minör uygunsuzluklar için kuruluş en geç 1 ay içinde düzeltici faaliyet planını ANCS’ye sunmalıdır. Uygunsuzlukların kapatıldığına dair kanıtlar bir sonraki denetimde veya karara bağlı olarak masa başında doğrulanır.

  • Belgelendirme Kararı: Belge verilmesi, yenilenmesi, askıya alınması veya iptali kararları; denetimi gerçekleştiren heyetten tamamen bağımsız, tarafsız ANCS Belgelendirme Komitesi tarafından alınır.

5. Gözetim ve Belge Yenileme Denetimleri

  • Belge Geçerlilik Süresi: ANCS tarafından düzenlenen yönetim sistemi belgeleri 3 yıl süreyle geçerlidir.

  • Gözetim Denetimleri: Belgenin geçerliliğinin devamı için, ilk belgelendirme karar tarihinden itibaren en geç 12 ay içinde birinci gözetim denetimi, takip eden 12 ay içinde ise ikinci gözetim denetimi gerçekleştirilmek zorundadır. Periyodu kaçıran kuruluşların belgeleri askıya alınır.

  • Yeniden Belgelendirme (Resertifikasyon): 3 yıllık belge süresi dolmadan en az 2-3 ay önce, belgenin kesintisiz devam etmesi amacıyla yeniden belgelendirme denetimi planlanmalı ve icra edilmelidir.

6. Belgenin Askıya Alınması, İptali veya Kapsamının Daraltılması

ANCS, aşağıdaki durumların tespit edilmesi halinde kuruluşa ait belgeyi askıya alma, iptal etme veya kapsamını daraltma hakkına sahiptir:

  • Kuruluşun gözetim denetimlerini zamanında yapılmasına izin vermemesi.

  • Yönetim sisteminin standardın şartlarını karşılamada sürekli veya ciddi şekilde başarısız olması.

  • Belge, TÜRKAK akreditasyon markası veya ANCS logosunun kurallara aykırı, yanıltıcı şekilde kullanılması.

  • Kuruluşun sözleşmeden doğan mali yükümlülüklerini (fatura ödemelerini) yerine getirmemesi.

  • Kuruluşun kendi isteğiyle belgenin askıya alınmasını veya iptalini talep etmesi.

⚠️ Önemli Hukuki Yükümlülük (Değişikliklerin Bildirilmesi): Belgelendirilmiş kuruluş; tüzel kişilik, ortaklık yapısı, adres değişikliği, kapsam değişikliği, organizasyonel yapı ve yönetim kadrosundaki majör değişiklikler ile iş kazası/yasal davalar gibi süreçleri en geç 15 gün içinde ANCS’ye yazılı olarak bildirmekle yükümlüdür.

7. İtiraz ve Şikayetlerin Değerlendirilmesi

  • Kuruluşlar, ANCS’nin aldığı kararlara veya denetim sürecine ilişkin her türlü itiraz ve şikayetlerini, kararın tebliğ tarihinden itibaren 15 gün içinde web sitemizde yer alan “Şikayet ve İtiraz Formu” ile yazılı olarak yapabilirler.

  • Tüm şikayet ve itirazlar, ANCS üst yönetiminden ve denetim kadrosundan bağımsız, tarafsız üyelerden oluşan Şikayet ve İtiraz Komitesi tarafından gizlilik ilkesine bağlı kalınarak titizlikle incelenir ve en geç 30 gün içinde karara bağlanarak kuruluşa yazılı bildirilir.

8. Gizlilik ve Tarafsızlık Beyanı

ANCS, belgelendirme faaliyetleri sırasında kuruluşlara ait elde ettiği tüm ticari, teknik ve kurumsal bilgileri “Sır Saklama ve Gizlilik” ilkesi gereğince korumayı taahhüt eder. Yasal mevzuatlar gereği resmi makamlara bilgi verilmesi gereken durumlarda, kanuni bir engel bulunmadığı sürece ilgili kuruluşa önceden bilgi verilir.

Bize Ulaşın